QU’EST CE QU’UN CONSULTANT PMO ?

Avant d’expliquer ce qu’est un bon consultant PMO, il faut tout d’abord analyser les termes un par un. Dans cet article, nous décrirons la fonction de  consultant, puis ce qu’est la PMO et enfin le rôle d’un consultant PMO.

QU’EST-CE QU’UN CONSULTANT ?

Un consultant est un collaborateur salarié ou indépendant. Ce dernier dispose d’un savoir-faire spécifique et reconnu qu’il a acquis lors de son cursus académique et durant ses différentes missions de conseil, ou ses précédentes expériences professionnelles.

Sa fonction est de conseiller un client en tenant compte de ses contraintes organisationnelles et historiques pour lui proposer une solution adaptée à sa problématique et/ou de s’occuper lui-même de l’implémentation d’une solution. Pour être un bon consultant, il faut être à l’écoute, polyvalent, aimer transmettre ses connaissances, savoir s’adapter rapidement et vouloir sans cesse s’améliorer.

 

person holding pencil near laptop computer

DÉFINITION DE LA PMO

L’appellation PMO peut être traduite par « Project Management Office » ou « Project Management Officer ». En réalité, cela dépend de deux aspects :

  • Le premier est directement lié à l’ADN de la société et de sa vision de la PMO au sein de son organisation.
  • Le second est lié à la maturité de l’entreprise en matière de gestion de projet.

– Comment gère-t-elle ses projets ? 

– A-t-elle des chefs de projet ? 

– Utilise-t-elle des outils de planification et des calendriers ? 

– Possède-t-elle un référentiel méthodologique de gestion de projet ? 

Une fois ces aspects mis en lumière, nous pouvons maintenant nous concentrer sur la signification de chacun des termes.

PROJECT MANAGEMENT OFFICE

Project Management Office se traduit en Bureau de Gestion de Projet, il s’agit du sens premier du terme PMO. Ce « Bureau » peut être composé d’une équipe ou simplement d’une personne, cela dépend de la taille de la société et de la complexité des projets à mener. Le rôle du Project Management Office est de garantir les bonnes pratiques de pilotage, gouvernance, et méthodologies de gestion de projet. Pour se faire le PMO doit :

  • Normaliser les processus de gouvernance de projets qui induisent la gestion des ressources
  • Accompagner les chefs de projet durant tout le cycle de vie du projet en distillant les bonnes pratiques
  • Faire la liaison entre les portefeuilles, les programmes et les projets. Véritable garant des données d’avancement de l’organisation
  • Mettre à jour de la documentation projets et programmes, parfois la gestion complète d’un ou plusieurs projets
  • Accompagner la stratégie de l’entreprise en s’assurant de la bonne réalisation des objectifs stratégiques.

PROJECT MANAGEMENT OFFICER

Désigne la personne, en charge de soutenir (selon son niveau d’implication) un projet, un portefeuille de projet, un programme ou une organisation. On retrouve généralement ce type de rôle à un niveau très opérationnel et proche des activités des projets.

Cependant, on peut aussi trouver des PMO Programme ou Portefeuille, plus éloignés des activités terrains, mais capables de suivre les avancées sur leurs périmètres et gérer les risques et les ressources pour tenir les objectifs des différents projets.

Que ce soit pour l’un ou l’autre, une compréhension du vocabulaire et des compétences en gestion de projet et des qualités humaines sont nécessaires.

Tous les aspects de la gestion de projets sont à connaître et/ou à maîtriser.
Les références utiles sont :

  • Management du périmètre et du planning
  • Gestion du budget
  • Contrôle de la qualité
  • Management des risques
  • Gestion de la communication, et des approvisionnements
  • Management des ressources (internes et externes)

Dans la culture anglo-saxonne, on peut aussi trouver un autre terme qui peut être apparenté à la PMO, il s’agit de PSO, que l’on peut traduire par « Project Support Office ». Cette dénomination se retrouve notamment dans la méthodologie Prince2. Leurs rôles sont similaires, ce n’est que la dénomination qui change.

TYPES DE MÉTHODOLOGIES DE PROJET

A l’heure actuelle, nous pouvons distinguer deux types de méthodologies de projet. Les méthodologies dites « Waterfall » ou cycle en V, et les méthodologies Agile. Au vu de ces tâches et responsabilités, on se dit naturellement que le PMO sera essentiellement présent dans des structures en V plutôt qu’en Agile.

Il est néanmoins possible d’intégrer un PMO dans le cadre d’un « sprint » afin de gérer la revue des délais et des budgets prévus sur le « prochain sprint » à condition que cela n’alourdisse pas le processus Agile.

COMMENT DÉFINIR UN CONSULTANT PMO 

Suite au décryptage des notions de PMO, nous pouvons conclure qu’un bon consultant PMO est une personne qui possède des compétences en méthodologie et gestion de projet. Il doit aussi posséder des qualités humaines d’écoute et de relationnel.

En fonction de son expérience, il pourra soit intégrer un groupe (Bureau de projet), soit être le garant de l’organisation ou de l’entreprise sur la cohérence des projets. Dans les deux cas, il doit pouvoir s’adapter facilement à son environnement.

Il peut intervenir en fonction de son expérience sur des projets à des niveaux très opérationnels, sur des programmes à des niveaux intermédiaires et enfin à des niveaux très élevés sur la stratégie de l’entreprise souvent dans le cas d’un bureau de projet. C’est pourquoi, ce dernier doit-être rigoureux et bien organisé.

Pluridisciplinaire, un bon consultant PMO doit être en mesure d’appréhender rapidement les problématiques d’une organisation. Il doit savoir proposer des solutions pour respecter les contraintes des projets et du client.